Nguyên tắc chung:
👉 Chi phí tiền lương được trừ khi tính thuế TNDN phải là chi phí thực tế phát sinh, có đủ hồ sơ hợp pháp, liên quan đến hoạt động SXKD và đã thực chi.
1️⃣ Nhóm hồ sơ cốt lõi về lao động – tiền lương
| Hồ sơ | Trường hợp bắt buộc / nên có | Mục đích khi thanh tra thuế | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|---|
| Hợp đồng lao động | 🔴 BẮT BUỘC nếu có quan hệ lao động | Chứng minh quan hệ lao động hợp pháp | Bộ luật Lao động 2019 – Điều 13 |
| Phụ lục HĐLĐ | 🟠 BẮT BUỘC nếu có thay đổi lương, phụ cấp, chức danh | Hợp pháp hóa thay đổi tiền lương | BLLĐ 2019 – Điều 22 |
| Quy chế lương, thưởng, phụ cấp | 🔴 BẮT BUỘC nếu chi thưởng, phụ cấp | Căn cứ hợp lý của khoản chi | Luật TNDN; TT 96/2015/TT-BTC |
| Nội quy công ty | 🔴 Bắt buộc (≥10 NLĐ) / 🟠 Nên có (<10 NLĐ) | Giải trình giờ làm, tăng ca, kỷ luật | BLLĐ 2019 – Điều 118 |
| Thang bảng lương | 🔴 BẮT BUỘC phải xây dựng | Chứng minh mức lương hợp lý | BLLĐ 2019 – Điều 93 |
| Quyết định khen thưởng / KPI | 🔴 BẮT BUỘC nếu có thưởng | Hợp pháp hóa chi phí thưởng | TT 96/2015/TT-BTC |
📌 Thực tế thanh tra:
Không có thang bảng lương + quy chế thưởng → chi phí lương/thưởng rất dễ bị loại.
2️⃣ Nhóm hồ sơ chứng minh lao động thực tế & chi trả
| Hồ sơ | Trường hợp bắt buộc / nên có | Mục đích | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|---|
| Bảng chấm công | 🔴 BẮT BUỘC | Chứng minh NLĐ làm việc thực tế | Luật Kế toán 2015 |
| Bảng lương hàng tháng | 🔴 BẮT BUỘC | Căn cứ tính lương – thuế – BH | Luật Kế toán 2015 |
| Chứng từ chi lương (CK/PC) | 🔴 BẮT BUỘC | Chứng minh đã chi thực tế | Luật Thuế TNDN |
| Ký nhận NLĐ | 🟠 NÊN CÓ (bắt buộc nếu trả tiền mặt) | Tăng tính chặt chẽ hồ sơ | Thực tiễn thanh tra |
📌 Nguyên tắc thuế:
Lương không có chứng từ chi → không được trừ, dù có bảng lương.
3️⃣ Nhóm hồ sơ thuế TNCN – người phụ thuộc
| Hồ sơ | Trường hợp bắt buộc / nên có | Mục đích | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ đăng ký người phụ thuộc | 🔴 BẮT BUỘC nếu giảm trừ | Hợp pháp hóa giảm trừ gia cảnh | Luật TNCN – Điều 10 |
| Giấy ủy quyền đăng ký thuế | 🟠 Nên có | DN đăng ký MST thay NLĐ | Luật Quản lý thuế |
| Giấy ủy quyền quyết toán thuế | 🔴 BẮT BUỘC nếu DN quyết toán thay | Tránh tranh chấp nghĩa vụ thuế | Luật TNCN |
| Tờ khai & chứng từ nộp thuế TNCN | 🔴 BẮT BUỘC | Chứng minh đã khấu trừ – nộp thuế | Luật Quản lý thuế |
⚠️ Rủi ro lớn:
Giảm trừ người phụ thuộc không hồ sơ → truy thu TNCN + phạt, chi phí lương liên quan có thể bị xem xét lại.
4️⃣ Nhóm hồ sơ bảo hiểm bắt buộc
| Hồ sơ | Trường hợp bắt buộc / nên có | Mục đích | Căn cứ pháp lý |
|---|---|---|---|
| Hồ sơ tham gia BHXH, BHYT, BHTN | 🔴 BẮT BUỘC nếu thuộc diện tham gia | Chứng minh nghĩa vụ bảo hiểm | Luật BHXH, Luật Việc làm |
| Chứng từ nộp BH | 🔴 BẮT BUỘC | Điều kiện chi phí được trừ | TT 96/2015/TT-BTC |
📌 Nguyên tắc thực tế:
Không tham gia BH bắt buộc → tiền lương có nguy cơ bị loại một phần hoặc toàn bộ.
KẾT LUẬN NGẮN GỌN CHO KẾ TOÁN
👉 Chi phí lương chỉ được bảo vệ khi:
- Có quan hệ lao động hợp pháp
- Có căn cứ trả lương – thưởng rõ ràng
- Có chứng từ chi thực tế
- Có thuế TNCN & BHXH đầy đủ
❗ Thiếu hồ sơ trọng yếu (HĐLĐ, thang bảng lương, chứng từ chi, thuế TNCN)
➡️ Chi phí lương có nguy cơ bị loại toàn bộ khi quyết toán.
